REGLAMENTO DE BUEN GOBIERNO COOPERATIVO DE LA COOPERATIVACOOTRABAN.

 

El DECRETO 962 (-5 JUN 2018), de conformidad con el acta No. 016 del 21 de diciembre de 2017. El consejo de administración de Cootraban adopta las NORMAS DE BUEN GOBIERNO APLICABLES A LAS ORGANIZACIONES DE ECONOMIA SOLIDARIA QUE PRESTAN SERVICIOS DE AHORRO Y CRÉDITO.

Ajústense los requisitos, condiciones y criterios planteados en el presente instructivo serán incorporados para su cumplimiento dentro de los reglamentos o manuales de la Cooperativa Cootraban con sujeción a los lineamientos generales que se establezcan en los estatutos sociales, de acuerdo con las disposiciones de la Ley 454 de 1998, y los Decretos Ley 1480 y 1481 de 1989, según corresponda.

 

CAPITULO No 1.

INFORMACIÓN A LOS ASOCIADOS, CONVOCATORIA Y POLÍTICAS MÍNIMAS PARA LA ASAMBLEA GENERAL

 

OBJETO. Las disposiciones contenidas en el presente capítulo tienen por objeto establecer algunos instrumentos de información y fortalecer la implementación de iniciativas que motiven la participación plural y democrática de los asociados en los órganos de administración, la toma de decisiones, la gestión de riesgos y el desarrollo de buenas prácticas de gobierno de la Cooperativa Cootraban.

ARTÍCULO 1. INFORMACIÓN PERMANENTE A LOS ASOCIADOS. Cootraban deberá establecer requisitos de información a los asociados, con los que como mínimo se garantice previo a la vinculación del asociado y durante todo el tiempo de vinculación:

Los programas de capacitación, rendición de cuentas, perfiles e informes de los órganos de administración, control y vigilancia.

Los canales de comunicación de que dispone la cooperativa, a través de los cuales se puede acceder a la información de la misma.

ARTICULO 2. CONVOCATORIA A ASAMBLEA GENERAL. En este proceso se seguirán criterios de transparencia, oportunidad y motivación a la participación democrática de los asociados, acordes con el reglamento de Asamblea de Cootraban.

Cuando dentro de una asamblea se vayan a realizar elecciones de órganos de administración, control y vigilancia, con la convocatoria se acompañarán los perfiles que deberán cumplir los candidatos que se postulen y las reglas de votación con las que se realizará la elección. Adicionalmente, la cooperativa establecerá políticas de información para divulgar el perfil de los candidatos con anterioridad a la elección del respectivo órgano.

Previo a la celebración de la asamblea general, se informará a los asociados inhábiles, si los hubiere, sobre esta condición, las razones por la que adquirieron la inhabilidad, los efectos que le representan y los mecanismos con que cuenta para superar dicha situación.

PARÁGRAFO 1. La postulación de candidatos a miembros de órganos de administración, control y vigilancia se realizará de forma separada para los diferentes órganos, de manera que en una misma asamblea cada candidato se postule solamente a uno de ellos.

ARTÍCULO 3. INFORMACIÓN SOBRE LA ASAMBLEA GENERAL. La administración de Cootraban deberá adoptar las políticas establecidas en Cootraban sobre comunicación e información dirigidas a los asociados sobre las decisiones tomadas en asamblea general. Entre estas políticas se establecerán canales de comunicación para todos los asociados, incluyendo aquellos que no hayan participado en la asamblea.

 

CAPITULO 2

NOMBRAMIENTO DE DELEGADOS

 

OBJETO. Las disposiciones contenidas en el presente capítulo tienen por objeto fortalecer las relaciones de representación de los asociados con sus delegados, con base en políticas de comunicación que aseguren información completa y permanente sobre las decisiones adoptadas en la asamblea general con la participación de los delegados.

ARTÍCULO 4. ELECCIÓN DE DELEGADOS. Con sujeción a lo previsto en el artículo 29 de la Ley 79 de 1988 y el artículo 32 del Decreto Ley 1481 de 1989, el consejo de administración o junta directiva de la Cooperativa Cootraban someterá a aprobación de la asamblea general, el número y período de elección de los delegados, con lo cual garantizara la adecuada información y participación de los asociados por lo menos con base en las siguientes políticas:

ARTICULO 5. CRITERIOS DE SUSTITUCIÓN DE ASAMBLEA DE ASOCIADOSPOR ASAMBLEA DE DELEGADOS: para lo cual debe justificarse alguna o algunas de las razones previstas en el inciso primero del artículo 29 de la Ley 79 de 1988 o en el inciso primero del artículo 32 del Decreto Ley 1481 de 1989.

Número de delegados: que aseguren que los asociados estén plena y permanentemente informados sobre las decisiones tomadas en asamblea, y que todos los segmentos de asociados estén representados por al menos un delegado.

PARÁGRAFO. Para la aplicación del numeral 1 del presente artículo, entiéndase por seguimento de asociados aquél conformado por asociados que comparten características en razón de su ubicación geográfica, actividad económica, vinculación a una empresa, etc., distintas al vínculo de asociación previsto en los estatutos de la organización. 

 

CAPITULO 3

ELECCIÓN DEL CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN O JUNTA DIRECTIVA

 

Las disposiciones contenidas en el presente capítulo tienen por objeto establecer mecanismos que procuren la idoneidad de los miembros del consejo de administración o junta directiva, como medida de fortalecimiento del sector y de estabilidad de la Cooperativa Cootraban.

ARTÍCULO 6. ELECCIÓN DE MIEMBROS DE CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN O JUNTA DIRECTIVA. Para la postulación de candidatos como miembros del consejo de administración o junta directiva, Cootraban requerirá que los aspirantes cuenten como mínimo con los siguientes requisitos:

Contar con capacidades y aptitudes personales, conocimiento, integridad ética y destrezas idóneas para actuar como miembros directivos de la cooperativa Cootraban

Acreditar experiencia suficiente en la actividad que desarrolla la organización y/o experiencia, o conocimientos apropiados para el cumplimiento de las responsabilidades y funciones.

No haber sido sancionado disciplinaria o administrativamente, o anteriormente removido del cargo de gerente, o miembro del consejo de administración o junta directiva de Cootraban o de otra organización de economía solidaria, exclusivamente por hechos atribuibles al candidato a miembro de consejo o junta y con ocasión del ordenamiento de medidas de intervención.

PARÁGRAFO 1. Los requisitos de que trata el presente artículo deberán ser acreditados al momento en que los candidatos se postulen para ser elegidos. La junta de vigilancia o comité de control social, verificará el cumplimiento de tales requisitos, de acuerdo con las funciones que le han sido atribuidas por la Ley.

Estos requisitos también estarán sujetos y serán complementarios a los reglamentos que para esta designación contemple la Cooperativa Cootraban.

PARÁGRAFO 2. Será requisito de postulación la manifestación expresa del candidato de conocer las funciones, los deberes y las prohibiciones establecidas en este reglamento vigente y los estatutos para el consejo de administración o junta directiva. Los reglamentos internos establecerán y formalizarán la forma en que se realizará esta manifestación expresa.

PARÁGRAFO 3. En todo caso, Cootraban deberá propender por la formación y capacitación de todos sus asociados, especialmente en relación con estos requisitos.

ARTÍCULO 7. CONFORMACIÓN Y RETRIBUCIÓN DEL CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN O JUNTA DIRECTIVA. El consejo de administración o junta directiva, deberá contar con un número impar de miembros principales, y estará  conformado por asociados que cumplan, en todo momento, los requisitos previstos en el presente reglamento.

En caso que la organización permita la permanencia de miembros por períodos que superen los 4 años consecutivos, se fijarán condiciones de participación posterior en otros órganos de administración, control o vigilancia.

En el reglamento interno para directivos constara:

La composición, número de miembros, período y procesos para la realización de las reuniones del consejo de administración o junta directiva.

Los mecanismos de evaluación de desempeño del consejo de administración o junta directiva, que permitan hacerle seguimiento a su labor, periodicidad de la evaluación y los efectos de la misma.

Los mecanismos de rotación o renovación de los miembros del consejo de administración o junta directiva que hayan sido dispuestos por la organización, si los hubiere.

Las políticas de retribución, atención de gastos y destinación de presupuesto para la inducción, capacitación y evaluación de las operaciones del consejo de administración o junta directiva, en caso que en los estatutos de Cootraban se haya autorizado el pago de estos conceptos.

Los criterios, de participación de los miembros suplentes, que en todo caso estarán apropiadamente delimitados para garantizar que esta participación no afecte la toma de decisiones por los miembros principales.

Los mecanismos de suministro de información a la junta de vigilancia o comité de control social. En el desarrollo de las sesiones de consejo de administración o junta directiva se velará por su independencia de la junta de vigilancia o comité de control social.

 

CAPITULO 4

LA GERENCIA

 

OBJETO. Las disposiciones contenidas en el presente capítulo tienen por objeto fortalecer el proceso de selección de los gerentes de las organizaciones y su relación con el consejo de administración o junta directiva.

ARTÍCULO 8. SELECCIÓN DEL GERENTE. El gerente de la Cooperativa será nombrado en forma indelegable por el consejo de administración o junta directiva, considerando criterios que garanticen su idoneidad ética y profesionalismo, y la formación y experiencia para el desarrollo de sus funciones. Los estatutos de la organización establecerán los criterios de selección del gerente general, exigiendo como mínimo los siguientes aspectos:

Formación en áreas relacionadas con el desarrollo de operaciones de la organización, tales como administración, economía, contaduría, derecho, finanzas.

Experiencia en actividades relacionadas con el objeto social de la organización.

No haber sido sancionado disciplinaria o administrativamente, o anteriormente removido del cargo de gerente, o miembro del consejo de administración o junta directiva de una organización de economía solidaria, exclusivamente por hechos atribuibles al candidato a gerente con ocasión del ordenamiento de medidas de intervención.

PARÁGRAFO. El consejo de administración o junta directiva verificará el cumplimiento de los requisitos previstos en el presente artículo, siguiendo los procedimientos de calificación del perfil y de decisión previamente establecidos en los reglamentos.

ARTÍCULO 8. RELACIÓN CON OTROS ÓRGANOS DE ADMINISTRACIÓN, CONTROL O VIGILANCIA. Para el adecuado funcionamiento en las relaciones entre la gerencia y otros órganos de administración, control o vigilancia, las organizaciones fijarán respecto de sus gerentes condiciones para:

El seguimiento a las decisiones o recomendaciones realizadas por el consejo de administración o junta directiva, junta de vigilancia o comité de control social, auditoría interna, cuando aplique, revisoría fiscal y a los requerimientos del supervisor.

La presentación del informe de gestión al consejo de administración o junta directiva, y mecanismos de comunicación e información con dicho órgano, en el que se disponga que la información será enviada con no menos de tres (3) días hábiles de anticipación a cada reunión.

La participación en otros órganos. El gerente no podrá ser simultáneamente miembro de consejo de administración o junta directiva, de junta de vigilancia o comité de control social.

La suplencia. Las suplencias del gerente, no podrán ser ejercidas por ninguno de los miembros del consejo de administración o junta directiva, o de la junta de vigilancia o comité de control social.

CAPITULO 5

JUNTA DE VIGILANCIA O COMITÉ DE CONTROL SOCIAL.

 

OBJETO. Las disposiciones contenidas en el presente ordenamiento tienen por objeto propiciar que las organizaciones generen prácticas de coordinación entre sus órganos de administración y sus órganos de control o vigilancia, garantizando independencia y adecuada distribución funcional en aras del apropiado desarrollo del objeto social.

ARTÍCULO 9. FUNCIONES DE LA JUNTA DE VIGILANCIA O COMITÉ DE CONTROL SOCIAL. La conformación de la junta de vigilancia o comité de control social es obligatoria y sus funciones deben estar relacionadas con actividades de control social y ser diferentes de las funciones que le corresponden al consejo de administración o junta directiva, a la revisoría fiscal o a la auditoría interna.

La función de control social debe tratarse de un control técnico ejercido con fundamento en criterios de investigación, valoración y procedimientos previamente establecidos y  formalizados, que no deberá desarrollarse sobre materias que sean de competencia de los órganos de administración.

ARTÍCULO 10. ELECCIÓN DE MIEMBROS DE LA JUNTA DE VISGILANCIA O COMITÉ DE CONTROL SOCIAL. Sus miembros deberán contar con calidades idóneas para la función de control social para actuar en representación de todos los asociados.

Contar con capacidades y aptitudes personales, conocimiento, integridad ética y destrezas idóneas para actuar como miembros.

No haber sido sancionado disciplinaria o administrativamente, o anteriormente removido del cargo de gerente, o miembro del consejo de administración o junta directiva de una organización de economía solidaria, exclusivamente por hechos atribuibles al candidato a miembro de junta de vigilancia o comité de control social y con ocasión del ordenamiento de medidas de intervención.

PARÁGRAFO 1. Será requisito de postulación la manifestación expresa del candidato de conocerlas funciones, los deberes y las prohibiciones establecidas en el reglamento vigente y los estatutos para la junta de vigilancia o comité de control social. Las organizaciones establecerán y formalizarán la forma en que se realizará esta manifestación expresa.

PARÁGRAFO 2. Las organizaciones fijarán el nivel de los requisitos previstos en los numerales 1 y 2 del presente documento, considerando sus características y la complejidad de sus operaciones.

En todo caso, deberán propender por la formación y capacitación de todos sus asociados, especialmente en relación con estos requisitos.

El reglamento interno de la junta de vigilancia contemplara otros requisitos para ejercer el cargo.

ARTÍCULO 11. CONFORMACIÓN DE LA JUNTA DE VIGILANCIA O COMITÉ DE CONTROL SOCIAL. La junta de vigilancia o comité de control social, deberá contar con un número impar de miembros principales, y estará conformado por asociados que cumplan, en todo momento, los requisitos previstos por el reglamento interno de Cootraban.

En caso que Cootraban permita la permanencia de miembros por períodos que superen los 4 años consecutivos, se fijarán condiciones de participación posterior en otros órganos de administración, control o vigilancia.

Para el funcionamiento de la junta de vigilancia o comité de control social, Cootraban fijará como mínimo los siguientes requisitos:

La composición, número de miembros, período y procesos para la realización de reuniones.

Los mecanismos de rotación o renovación de miembros que hayan sido dispuestos por la entidad, si los hubiere.

Las políticas de retribución, atención de gastos y destinación de presupuesto para la inducción, capacitación y evaluación de las operaciones de la junta de vigilancia o comité de control social, en caso que en los estatutos se haya autorizado el pago de estos conceptos.

Los criterios de participación de los miembros suplentes, que en todo caso estarán apropiadamente delimitados para garantizar que esta participación no afecte la toma de decisiones por los miembros principales.

Los mecanismos de suministro de información al consejo de administración o junta directiva. En el desarrollo de las sesiones de junta de vigilancia o comité de control social se velará por su independencia del consejo de administración o junta directiva.

PARÁGRAFO. Los miembros de la junta de vigilancia o comité de control social no podrán usar o difundir en beneficio propio o ajeno, la información confidencial a la que tengan acceso. Para el efecto, las organizaciones fijarán requisitos de confidencialidad y revelación de la información.

Se deberán adoptar las demás establecidas en el reglamento interno de Junta de vigilancia.

ARTÍCULO 12. SESIONES DE LA JUNTA DE VIGILANCIA O COMITÉ DE CONTROL SOCIAL. La junta de vigilancia o comité de control social, se reunirá por lo menos con periodicidad mensual, o extraordinariamente cuando los hechos o circunstancias los exijan.

 

CAPITULO 6

REVISORÍA FISCAL.

 

OBJETO. Las disposiciones previstas en el presente reglamento tienen por objeto asegurar la independencia de la función de revisoría fiscal con fines de control de la calidad de la información financiera.

La función de revisoría fiscal debe considerarse una función preventiva y de aseguramiento de la exactitud de las posiciones financieras y los riesgos financieros globales que se debe cumplir con sujeción a lo previsto en el artículo 207 del Código de Comercio.

ARTÍCULO 13. PERÍODO DEL REVISOR FISCAL. Con sujeción a los requisitos previstos en los artículos 41,42 Y 43 de la Ley 79 de 1988, y 41 del Decreto Ley 1481 de 1989, los estatutos sociales deberán contener el período de nombramiento del revisor fiscal y su suplente, y criterios de rotación que garanticen su independencia.

La forma de retribución y evaluación de la revisoría fiscal deberá ser aprobada por la asamblea general.

ARTÍCULO 14. PRESTACIÓN DE SERVICIOS ADICIONALES. El revisor fiscal no podrá prestar a la respectiva organización servicios distintos a la auditoría que ejerce en función de su cargo.

 

CAPITULO 7

CONFLICTOS DE INTERÉS Y TRANSACCIONES CON PARTES RELACIONADAS.

 

OBJETIVO. Las disposiciones del presente capítulo tienen por objetivo promover la adecuada administración de conflictos de interés y la revelación correcta de información sobre las transacciones realizadas con partes relacionadas.

ARTÍCULO 15. POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS DE ADMINISTRACIÓN DE CONFLICTOS DE INTERÉS. Para los efectos del presente decreto, entiéndase por conflicto de interés la situación en virtud de la cual una persona en razón de su actividad se enfrenta a distintas alternativas de conducta con relación a intereses incompatibles, ninguno de los cuales puede privilegiar en atención a sus obligaciones legales o contractuales.

Cootraban contara con políticas y procedimientos de administración de situaciones de conflicto de interés, incluyendo como mínimo las que puedan surgir para los miembros del consejo de administración o junta directiva, para los miembros de la junta de vigilancia o comité de control social, para el gerente o representante legal, para el revisor fiscal y para el oficial de cumplimiento.

La Superintendencia de la Economía Solidaria impartirá instrucciones de carácter general sobre las condiciones mínimas de identificación, evaluación, control y monitoreo para el cumplimiento de lo previsto en el presente artículo.

ARTÍCULO 16. PARTES RELACIONADAS. Cuando el marco normativo contable aplicable a la organización contemple la obligación de revelar en las notas a los estados financieros las transacciones con partes relacionadas, dicha revelación deberá incluir como mínimo las transacciones con los miembros del consejo de administración o junta directiva, con los miembros de la junta de vigilancia o comité de control social, y con el gerente o representante legal.

ARTÍCULO 17. CUANTÍA MÁXIMA DEL CUPO INDIVIDUAL. Ningún asociado a Cootraban, persona natural o jurídica, directa o indirectamente. Podrá tener operaciones activas de crédito, que conjunta o separadamente excedan del diez por ciento (10%) del patrimonio técnico de la entidad.

ARTÍCULO 18. VIGENCIA Y DEROGATORIAS. El presente reglamento rige a partir de la fecha y deroga todas las disposiciones que le sean contrarias. Aprobada por el consejo de administración el  23 de octubre de 2021; Acta N° 19.

 

COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE

 

MANUEL ESTEBAN DIAZ JULIO         EDILBERTO NAVAS ROMERO

Presidente consejo administración        secretario consejo de administración

 

OSCAR SALAS JULIO

Gerente